Webex Meetings

Analyse av Appwesome

Det mest nyttige med en møteapp merker jeg ofte før selve møtet: Jeg slipper å bruke tid på å komme meg til et rom, finne riktig inngang eller samle alle på samme sted. Men den fordelen varer bare hvis det er enkelt å bli med, og samtalen fungerer godt nok til at ingen må bruke møtet på å løse tekniske problemer. Webex Meetings er laget for slike arbeidssituasjoner, og jeg synes den gir mest mening for folk som ofte må delta mens de er på farten eller ikke sitter ved en fast arbeidsplass.

Jeg ville likevel ikke valgt en videomøteapp bare fordi den har mange funksjoner. Det avgjørende er om den passer til måten du faktisk møtes på: om du vanligvis bare skal lytte, om du må vise noe på skjermen, eller om du trenger å ta ordet fra mobilen. Her ligger appens styrke i at den prøver å gjøre deltakelse mulig uten at du må være ved en datamaskin. Samtidig krever møter på en liten skjerm litt mer omtanke enn møter ved et skrivebord.

Enkel oppstart

For det første, å komme i gang med Webex Meetings er så enkelt som å sprette popcorn i mikrobølgeovnen. Du laster ned appen fra enten Google Play Store eller Apple App Store, og før du vet ordet av det, er du i gang med din første videosamtale. Jeg må si, jeg ble positivt overrasket over hvor intuitiv appen er. Ingen kompliserte oppsett her – bare registrer deg og kom i gang.

Gjør mobilen klar før møtet

En liten forberedelse kan spare deg for mer tid enn du tror. Før et viktig møte ville jeg sjekket at telefonen har nok batteri, at lydutgangen går til riktig enhet, og at du vet hvor du finner mikrofonkontrollen. Det er særlig nyttig hvis du veksler mellom telefonens høyttaler og hodetelefoner. Når møtet allerede har startet, blir slike små avklaringer fort mer forstyrrende enn de burde være.

Det er også lurt å tenke gjennom hvor du skal sitte. På et stille kontor kan video gjøre samtalen mer naturlig, mens et travelt offentlig sted ofte passer bedre for lytting med kameraet avslått dersom møtesituasjonen tillater det. Jeg ville ikke regnet med at en mobilforbindelse alltid oppfører seg likt innendørs, ute og på reise. En rask kontroll av forbindelsen før du skal presentere noe, er derfor mer verdifull enn å vente til du står midt i en forklaring.

Brukervennlig grensesnitt

Når du åpner appen, vil du merke at den har et rent og enkelt grensesnitt. Alt du trenger er lett tilgjengelig – fra å starte et nytt møte til å planlegge fremtidige møter. Jeg personlig elsker hvordan du kan tilpasse layouten etter dine preferanser. Dette gjør det mye enklere å holde fokus på det som virkelig betyr noe – samtalen.

På mobil handler et godt grensesnitt ikke bare om at knappene ser ryddige ut. Det handler også om å kunne orientere seg raskt når du allerede følger med på det som blir sagt. Jeg ville brukt et øyeblikk på å finne møtekontrollene i forkant, særlig hvis du sjelden leder møter. Da kan du svare på en praktisk utfordring uten å avbryte samtalen for å lete etter riktig valg.

Funksjoner som imponerer

Webex Meetings er ikke bare en plattform for videosamtaler; den er fullpakket med funksjoner som virkelig kan løfte opplevelsen din. Tenk deg å kunne dele skjermen din med bare et par tastetrykk, eller bruke en whiteboard-funksjon for brainstorming. Det er som å ha et fullt utstyrt møterom rett i lommen. Og lydkvaliteten? Strålende! Selv når internettforbindelsen min hadde en dårlig dag, holdt lyden seg klar og tydelig.

Når deling faktisk sparer tid

Skjermdeling er mest nyttig når alle trenger å se det samme, ikke bare høre en beskrivelse av det. I en kort arbeidsprat kan du for eksempel vise et dokument eller en presentasjon fra mobilen i stedet for å bruke flere minutter på å forklare hvor du mener folk skal se. Whiteboard passer bedre når poenget er å samle ideer eller skissere en enkel plan. Jeg ville likevel forberedt materialet på forhånd: På en telefon er det mer krevende å bytte mellom innhold og møtedeltakere enn på en stor skjerm.

Her er det også en praktisk avveining: Det er lett å undervurdere hvor mye møtedeltakerne faktisk kan lese når innholdet deles fra en mobil. Små tekstfelt og detaljer kan være vanskelige å følge med på, selv om delingen fungerer. Hvis møtet avhenger av at alle gransker et regneark eller sammenligner mange detaljer, ville jeg heller brukt en datamaskin. Mobilen fungerer best når du skal vise én tydelig ting, ikke når den skal erstatte en full arbeidsstasjon.

Mobilitetsfordeler

En annen ting jeg digger er mobiliteten. Jeg har hatt møter mens jeg tok en spasertur i parken eller til og med fra kaféen. Webex Meetings gjør det mulig å delta fra hvor som helst, noe som gir en utrolig fleksibilitet. Du trenger ikke å avbryte dagen din bare fordi du har et møte.

En realistisk brukssituasjon er en arbeidsdag med et møte som starter mens du er på vei mellom to avtaler. Du kan bli med fra telefonen, lytte mens du går til et roligere sted og ta ordet når du er klar. Men «på farten» betyr ikke at alle omgivelser er like gode. Trafikk, vind, bakgrunnsprat og dårlig dekning kan gjøre det vanskelig å høre eller bli hørt. Jeg ville derfor skilt mellom møter der det holder å følge med, og møter der du må presentere, ta avgjørelser eller snakke om noe fortrolig.

For en deltaker som først og fremst skal lytte, kan mobilen være et effektivt alternativ til å utsette eller gå glipp av et møte. For møtelederen blir kravene høyere: Du må følge samtalen, holde oversikt over deltakerne og eventuelt dele innhold fra en mindre skjerm. Hvis du ofte har ansvar for å lede lange eller komplekse møter, er en datamaskin gjerne det mer komfortable hovedvalget, mens appen er et nyttig supplement når du må flytte deg.

Sikkerhet og personvern

Jeg vet at vi alle er bekymret for sikkerheten og personvernet når vi bruker disse appene. Ingen ønsker å bli "zoombombed". Heldigvis har Webex en rekke sikkerhetstiltak på plass. Alt fra kryptering av samtaler til verifisering av deltakerne gir en trygg møteopplevelse. Jeg kan delta i møter uten å bekymre meg for hvem som kanskje lytter med.

Min praktiske vurdering er likevel at møtevaner betyr mye ved siden av appens sikkerhetsfunksjoner. Kontroller at du har åpnet riktig møte før du snakker, og vær bevisst på om andre kan høre samtalen der du sitter. En kafé kan være praktisk for en uformell oppdatering, men er ikke automatisk et passende sted for sensitive arbeidsopplysninger. Hvis du leder et møte, er det klokt å kjenne kontrollene du trenger før deltakerne kommer inn, i stedet for å forsøke å finne dem mens alle venter.

Tilpasningsmuligheter

Om du er som meg, liker du kanskje å tilpasse ting. Webex lar deg gjøre nettopp det. Du kan justere lyd- og videoinnstillinger, endre bakgrunnsbilder, og til og med sette opp automatiske påminnelser for kommende møter. Det er som å ha en personlig assistent som sørger for at alt går på skinner.

Jeg ville prioritert de innstillingene som reduserer avbrytelser, fremfor å bruke tid på å finpusse alt. En påminnelse er nyttig hvis møtene ligger spredt gjennom dagen, mens lyd- og videovalg er viktigere når du deltar fra ulike steder. Bakgrunnstilpasning kan gjøre bildet mer ryddig, men den løser ikke utfordringer med støy eller dårlig lys. Den beste forberedelsen er fortsatt å velge et sted der du kan høre og snakke uten å måtte kjempe mot omgivelsene.

Passer for arbeidsmøter, ikke alle samtaler

Appen er først og fremst rettet mot arbeid, og Cisco Systems, Inc. står bak den. Den kan passe godt for kolleger som allerede bruker Webex i arbeidshverdagen, for personer som må kunne delta utenfor kontoret, og for dem som av og til trenger å vise noe eller bidra i en idéøkt. Hvis du bare skal ha en enkel privat videosamtale med familie eller venner, kan en mer uformell løsning dere allerede kjenner, være raskere å komme i gang med. Det er ikke alltid nødvendig å bruke et arbeidsorientert møteverktøy til en kort prat.

Alternativene i videomøtekategorien har ofte mye til felles på overflaten: videosamtaler, deltakelse på avstand og mulighet for å samarbeide. Det jeg ville lagt vekt på, er derfor ikke en lang funksjonsliste, men hvor godt løsningen passer inn i gruppens vaner. Hvis arbeidsplassen din allerede bruker Webex, kan det være mer effektivt å møte der enn å be alle bytte verktøy. Hvis de du møter vanligvis bruker en annen tjeneste, kan det derimot være mindre friksjon å følge den vanlige rutinen deres.

For noen er det viktigste spørsmålet om appen kan brukes uten at de stadig må holde telefonen i hånden. Et langt møte er krevende på mobil uansett tjeneste: skjermen er liten, varsler kan trekke oppmerksomheten bort, og det er vanskeligere å gjøre annet arbeid samtidig. Jeg ville brukt appen for møter der mobiliteten har en tydelig verdi, ikke som automatisk erstatning for datamaskinen på alle arbeidsdager.

Hvem bør velge den – og hvem bør la være?

Webex passer best for deg som trenger en arbeidsrettet måte å bli med i møter fra Android, iOS eller en Chrome OS-enhet med PWA, særlig når du allerede samarbeider med folk som bruker tjenesten. Den kan også være et godt valg for ansatte som ikke alltid sitter ved pulten, men som fortsatt må kunne følge en diskusjon eller bidra med en kort oppdatering. At appen er gratis å laste ned, gjør det enkelt å prøve den uten en innledende kjøpskostnad.

Det er ikke mitt førstevalg hvis du sjelden deltar i videomøter, helst vil unngå arbeidsverktøy på privattelefonen, eller vet at du må lese og redigere mye innhold under samtalen. I de situasjonene kan en vanlig telefon- eller meldingssamtale være enklere, eller en datamaskin være mer behagelig. Det handler ikke om at mobilen ikke kan brukes, men om at riktig enhet avhenger av hvor aktiv rollen din er og hvor mye informasjon du må håndtere samtidig.

Hva du kan forvente i bruk

Appen ligger i kategorien jobbrelaterte verktøy og har en gjennomsnittsvurdering på 4,1 fra rundt 2,2 millioner vurderinger. Den har mer enn 100 millioner installasjoner, er gratis og har aldersmerking PEGI 3. Den ble lansert 9. februar 2011. For meg sier den brede bruken at dette er et etablert valg mange allerede kjenner, men popularitet er ikke det samme som at alle arbeidsflyter passer like godt på en mobilskjerm.

Det er også verdt å skille mellom det å installere appen og det å få en god møteopplevelse. Appen kan gjøre det enklere å komme til samtalen, men resultatet avhenger fortsatt av nettforbindelsen, lydmiljøet og hvordan møtet er lagt opp. Jeg ville ikke vurdert en videomøteapp ut fra ett eneste møte på et sted med ustabil dekning. Se heller på om den fungerer i de situasjonene du faktisk møter ofte: på kontoret, hjemme eller mellom avtaler.

En annen liten, men nyttig vane er å avgjøre før du blir med om du skal være aktiv eller bare følge med. Hvis du bare lytter, kan du finne et rolig sted og la møtet gå uten å bytte mellom mange oppgaver. Hvis du skal presentere, bør du ha det du skal vise klart og sørge for at du kan snakke uten forstyrrelser. Det gjør bruken mer forutsigbar og reduserer risikoen for at tekniske valg tar oppmerksomheten fra selve saken.

En praktisk dom

Så, hva er dommen? Jeg vil si at Webex Meetings er en app som virkelig leverer på alle nivåer. Den gir brukervennlighet, fleksibilitet, og en hel haug med funksjoner som gjør den til et must for både profesjonelle og personlige møter. Hvis du leter etter en pålitelig og robust løsning for videokonferanser, gir Webex deg alt du trenger, og litt til. Så hva venter du på? Last den ned og gjør deg klar til å møte verden – fra komforten av hjemmet ditt.

Jeg ville formulert anbefalingen litt mer praktisk: Prøv den hvis møter på mobilen faktisk kan spare deg for reising, venting eller tapte avtaler, og hvis menneskene du samarbeider med allerede bruker Webex. Start med et ukomplisert møte, bli kjent med lydkontrollene og prøv deling når det ikke står mye på spill. Da får du raskt vite om arbeidsflyten passer deg, uten å gjøre den første viktige presentasjonen til en test.

For meg er den største gevinsten ikke at hvert møte blir bedre enn et fysisk møte, men at det blir mulig å delta når det ellers ville vært upraktisk. Den vurderingen bør veie tyngre enn en funksjonsliste. Hvis du trenger en fleksibel arbeidsmøteapp og tåler begrensningene ved å bruke en liten skjerm, er dette et fornuftig alternativ. Hvis du derimot sjelden møtes digitalt eller trenger presis kontroll over mye innhold, bør du velge verktøy og enhet ut fra akkurat den arbeidsformen.